Adiantamento

Legislação: Instrução DGA n. 01/01, de 11 de julho de 2001

Conceito

Recurso orçamentário mensal a ser utilizado para realização de despesas miúdas e de pronto pagamento que não podem subordinar-se ao procedimento normal/legal de aquisição.
Despesas permitidas via Adiantamento
– selos postais, telegramas, radiogramas, materiais e serviços de limpeza e higiene, lavagem de roupa, café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos, telefone, gás e aquisição avulsa, no interesse público de livros, jornais, revistas e outras publicações;
– encadernações avulsas e artigos de escritório, desenho, impressos e papelaria, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;
– artigos farmacêuticos ou de laboratório,em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;
– outra qualquer de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada

Despesas não aceitas no Adiantamento

– despesas com pessoas jurídicas, civis ou comerciais, caract. de natureza profissional, sujeitas à retenção de Imposto de Renda na Fonte e/ou à retenção de 11% de INSS, serviços prestados por contribuintes individuais sujeiros à incidência da contribuição social de 20% ao INSS.
– as despesas de valor superior ao dispensável de licitação nos termos do art. 24 – inciso II da lei federal 8.666/93 de 21 de junho de 1993.
– as despesas relativas a serviços de assistência técnica, reparos e manutenção de máquinas e equipamentos de competência do CEMEQ ou CEB, bem como os serviços de Telefonia, Gráfica e Marcenaria que devem ser executados pelas Áreas Especializadas. Se comprovada a impossibilidade de realização dos serviços pelas Áreas, estes poderão ser realizados externamente desde que atenda às exigências da Instrução DGA n. 01/01.
– as despesas relativas a aquisições de itens mantidos em estoque pelo Almoxarifado Central
– as despesas relativas a abastecimentos de veículos particulares e as de veículos oficiais realizadas em desacordo com a orientação da DGA/Sub-Área de Transporte.
– as despesas com aquisições de cartões ou outros impressos personalizados de congratulações ou de interesse pessoal, de brindes ou presentes para distribuição, ainda que, em nome da UNICAMP, bem como despesas com festividades a qualquer título.
– as despesas com aquisições de coroas de flores, plantas, flores, mimos, placas comemorativas, troféus, medalhas, taças e distintivos a qualquer título, bem como despesas com a realização de solenidades, recepções, certames ou congressos.
– as despesas realizadas com aquisições de drogas farmacológicas (remédios/medicamentos) excetuadas apenas aquelas feitas por Órgãos/Unidade da Área de saúde e destinadas ao consumo de pacientes. Excetuam-se também os materiais destinados à prestação de primeiros socorros definidos na Instrução DGA n. 01/01.
– as despesas relativas a remuneração a servidores da Universidade, a qualquer título.
– as despesas relativas a aquisições de materiais permanentes, equipamentos ou materiais bibliográficos, exceto livros.
– as despesas relativas a bebidas alcoólicas, frigobar, telefone, lavanderia, etc no caso de notas de refeições ou eventuais diárias de hotel.
– as despesas relativas à diárias e à diárias simples, quando o servidor perceber gratificação de representação por atividade de supervisão.

Procedimentos

– Requisição de compras/serviços devidamente identificada e justificada;
– Pesquisa de fornecedores e preços (mínimo três) e lançamento dos dados coletados em grades comparativas de preços;
– Compra e pagamento do material/serviço; entrega direta na Unidade ou solicitação de veículo;
– Entrega do material para o solicitante com quitação do documento fiscal;
– Lançamento das despesas na Planilha Relação das Despesas de Adiantamento;
– Diariamente: análise do extrato da conta Adiantamento, cheques compensados;
– Final de cada mês: prestação de contas das despesas realizadas com a devida justificativa para a sua realização;
– 1º dia útil de cada mês: consulta do extrato mensal (mês anterior) e extrato Investimentos Fundos mensal (mês anterior). Depósito do valor não utilizado na conta UNICAMP;
– Junção de toda a documentação necessária ao Processo de Adiantamento e envio ao Adiantamento (DGA) para análise e conferência.

Formulários: Requisição de Compras