Compete ao Recebimento Físico (Central e Seccionais):

a) A identificação, cadastramento e entrega dos bens adquiridos por compra, doação, cessão ou permuta.
b) Obter assinatura no documento de entrega, do recebedor do bem, na Unidade/Órgão de destino.

Compete a todos os servidores da Universidade, observando o item VIII do artigo 163 do Esunicamp “ser zeloso na conservação dos bens da Universidade ou daqueles que lhe forem confiados;” :
a) Zelar pelos bens patrimoniais sob sua responsabilidade.
b) Comunicar ao Controle Patrimonial de sua Unidade/Órgão toda e qualquer movimentação dos bens móveis sob sua guarda.
Compete aos Serviços de Controle Patrimonial das Unidades/Órgãos
a) Documentar de imediato, toda e qualquer movimentação dos bens móveis sob sua guarda.
b) Verificar os relatórios mensais dos itens recebidos, a identificação da localização física e do Órgão responsável pelo bem através de seu titular.
c) Assessorar os detentores de bens patrimoniais por ocasião dos inventários e nas mudanças de titulares dos Órgãos, orientando-os para os procedimentos pertinentes.
d) Na hipótese de entrada de qualquer bem, entregue pelo fornecedor diretamente às Unidades/Órgãos de destino, cabe a estas providenciarem a sua documentação e acionar o Recebimento Físico ou Seccional e serviço de patrimônio correspondente, para os necessários procedimentos de registro e incorporação do bem.

Compete a Subárea de Contabilidade:

a. Proceder à classificação contábil e os lançamentos de incorporação dos bens móveis e imóveis próprios.
b. Proceder aos registros contábeis dos bens móveis e imóveis recebidos ou cedidos a terceiros.
c. Proceder à baixa contábil dos bens móveis e imóveis excluídos do Sistema de Controle Patrimonial.

Compete à Seção de Análise e Empenho da Despesa:

a. Proceder à classificação orçamentária dos bens patrimoniais.

Compete à Subárea de Controle Patrimonial/DGA

a. Analisar as irregularidades porventura existentes nos relatórios mensais de movimentação, procedendo a correção ou intervindo junto aos Serviços de Patrimônio das Unidades/Órgãos para o devido acerto.
b. Proceder à emissão dos relatórios de bens móveis cadastrados/movimentados para encaminhamento às Unidades.
c. Estabelecer normas e procedimentos que venham a ser necessários para um controle eficiente dos bens.
d. Proceder ao cadastramento de bens móveis e imóveis no Ativo Permanente da Universidade.
e. Encaminhar relatório mensal à Subárea de Contabilidade, para incorporação.
f. Comunicar ao Órgão alocado no prédio, o número do patrimônio do imóvel.
g. Gerenciar a apólice de seguro patrimonial dos bens móveis e imóveis.
h. Classificar o material, quanto a sua natureza do ponto de vista do patrimoniamento, valendo-se, quando necessário, da assessoria de Órgãos Técnicos e/ou Unidades interessadas, para melhor classificação.

Compete aos Órgãos Fabricantes de bens permanentes:

a. Proceder ao chapeamento do bem e a entrega ao solicitante.
b. Encaminhar a documentação à Subárea de Controle Patrimonial/DGA, para cadastramento no sistema de patrimônio.
c. Utilizar formulário apropriado para este fim, onde deverá constar dado de descrição, valor unitário, órgão responsável, pi do imóvel e garantia.

Compete às Unidades/Órgãos e Executores de Convênios:

a. Acompanhar o recebimento de bens patrimoniais permanentes e adotar as providências necessárias ao patrimoniamento.
b. Efetuar o controle gerencial dos bens de pequeno porte, não patrimoniados;
a. Classificar suas despesas, em conformidade com as normas legais e orientações dos Órgãos Técnicos da DGA.

Compete ao Centro para Manutenção de Equipamentos (CEMEQ) e ao Centro de Engenharia Biomédica (CEB), em se tratando de bens de sua responsabilidade de manutenção:

a. Bens em garantia: efetuar a avaliação técnica, quando solicitada, e orientar as Unidades/Órgãos sobre encaminhamento ao fornecedor, para reparos.
b. Reutilização de peças: quando verificada a inviabilidade de reparos do bem e houver interesse em reaproveitamento de peças.
c. Parecer técnico e avaliação financeira: emitir parecer técnico, quando necessário, para fins de alienação e/ou reposição.
b. Seguro transporte: providenciar averbação para fins de Seguro Transporte quando o bem for remetido a empresas para conserto.

Compete aos demais Órgãos de Manutenção/Compras, em se tratando de bens em garantia:

a. Providenciar fotocópia dos documentos de aquisição e enviar o bem ao fornecedor.
b. Solicitar ao fabricante ou oficina de conserto, comprovante da entrega do bem a ser reparado.
c. Providenciar averbação de Seguro Transporte quando enviar materiais para conserto em empresas.
d. Providenciar para que conste da nota fiscal o PI do bem consertado em oficinas de manutenção externas.